参展准备

翠花

若一旦决定参加某一个展览会，则需尽速开始进行筹备。以下是我们建议展出者不妨从这几方面入手：
1) 展品选择：展品是参展商能直接给观摩者留下印象的最重要因素。据不完全统计，在参观这的记忆因素中，展品具有吸引力可占到 39％的比重，因此，应给予特别的重视。选样三原则： a) 针对性， b) 代表性 ; c) 独特性。
针对性 ---- 是指展品要符合展出的目的，方针，性质和内容。
代表性 ---- 是指展品要体现展出者的高新技术，生产能力及本行业特点。
独特性 ---- 是指展品要有自己的独到之处，以便与其他同类产品相比，明显有别。
2) 展示方法：展品本身在大部分情况下，并不能说明其全部性能，显示全部特征，需要通过借助其他材料或 设备等手段，来加以说明，强调及渲染。要考虑让参观者在现场积极参与，并准备一些小包装样品免费派发。这些都是为了引起参观者的兴趣 ,增加客商们的购买欲。
3) 展台设计：从表面上看，展台设计的任务应着重美观，其实，并非如此简单。主要是展台要能充分反映出参展商的形象，能吸引参观者的注意力。因此，还要注意以舷录傅悖横 ) 展台设计要与整体的贸易气氛相协调； b) 展台设计是为了衬托展品，不可 喧宾夺主；c) 展台设计需考虑参展商的公众形象，不可过于标新立异； d) 展台设计时，不要忽略展示，会谈，咨询和休息等基本功能。
4) 人员配备：它是展览成功与否的关键所在。展台的人员配备可从四个方面加以考虑：a) 按展览会 的性质选派合适类型或相关部门的人员；b) 根据工作量的大小来决定人员数量；c) 注重人员的基本素质； d) 加强专业知识的培训及产品性能的了解 , 如专业知识、产品性能、演示方法等等。展台人员要结合参展商品的特点，灵活应对。如果大众消费品应着力树立品牌形象，在消费者中形成亲和力；如系新产品，须大力宣传其与众不同之处；产品如具独创性，则应强调其在技术上的突破性。
5.客户邀请。展览会上若能顾客盈门当然求之不得，便有时难免会出现门庭冷落的情况。这就要求参展者除了被动地等客户到，还要有意识地请客户来。可采取直接登门拜访、通过媒体做广告、现场宣传，派发资料等手段，邀请和吸引客户。总之，要未雨绸缪，把工作做在前面
附表： 参观者记忆统计因素
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展品有吸引力 39%
操作演示 25%
展台设计 14%
展台人员表现 10%
散发资料 8%
展出者的名气 4%
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以下是多年来国外参展所积累的专业经验，仅供各位参考：
计划时间表：
（一）12 个月前
1、从展览的规模、时间、地点、专业程度、目标市场等各方面，综合专家意见，选定全年展览计划；
2、与展览主办单位或代理公司进行联系取得初步资料；
3、选定场地；（一般而言，首次参加国际大展，较难取得最佳位置）；
4、了解付款形式，考虑汇率波动，决定财务计划
（二）9个月前
1、设计展览结构；
2、取得展览管理公司的设计批准；
3、选择并准备参展产品；
4、与国外潜在客户及目前顾客联络；
5、制作展览宣传册；
（三）6 个月前
1、以广告或邮件等进行推广活动；
2、确定旅行计划；
3、支付展览场地及其他服务所须预先付款；
4、复查公司的参展说明书、传单、新闻稿等、并准备必要和翻译；
5、安排展览期间翻译员；
6、向服务承包商及展览组织单位定购广告促销；
（四）3 个月前
1、继续追踪产品推广活动；
2、最后确定参展样品，并准备大量代表本公司产品品质及特色的样品，帖上公司标签，赠送索取样品的客商；
3、将展位结构设计做最后的决定；
4、计划访客回应处理程序；
5、训练参展员工；
6、排定展览期间的约谈；
7、安排展览现场或场外的招待会；
8、购买外汇；
（五）四天前
1、将运货文件、展览说明书及传单等额外影印本放人公事包；
2、搭乘飞机至目的地；
（六）三天前
1、抵达，饭店登记；
2、视查展览厅及场地；
3、咨询运输商，确定所有运送物品的抵达；
4、指示运输承包商将物品运送至会场；
5、连络所有现场服务承包商，确定一般准备就绪；
6、与展览组织代表连络，告知通讯方法；
7、访问当地顾客；
（七）两天前
1、确定所有物品运送完成；
2、查看所订设备及所有用品的可得性及功能；
3、布置展位；
4、将所有活动节目做最后的决定；
（八）一天前
1、将摊位架构、设备及用品做最的检查；
2、将促销用品发送直接分配中心；
3、与公司参展员工、翻译员等进行展览前最后简报；
（九）展览期间
1、尽早到会场；
2、於展览第一天即将新闻稿送到会场的记者通讯厅；
3、实地观察后尽早预约明年场地；
4、详细记录每一个到访客户的情况及要求，不要凭事后记忆；
5、对于没有把握的产品需求，不要当场允诺，及时回报总部作出合理答复，一旦应
承，必须按质按期完成，以取得客户合作信心；
6、每日与员工进行简报；
7、每天将潜在商机及顾客资料送回公司，以便即时处理及回应；
（十）展览结束
1、监督摊位拆除；
2、处理商机；
3、寄出谢卡；