会展策划师参展流程和事项

翠花

会展策划师参展流程和事项

　　据国外专门机构的调查，参观者对展会各因素的记忆顺序包括：展品吸引力 39% ，操作演示 25% ，展台设计 14% ，展台人员表现 10% ，散发资料 8% ，展出者的名气 4% 。由此可见，参展商并不是有名气就可高枕无忧了，关键在于展会现场的表现。 　　

首先，展品选择是第一位的。 展品是给观摩者留下印象的最重要因素。

展品选择应依据三项原则：
1 、针对性，
2 、代表性，
3 、独特性。
针对性是指展品要符合展出的目的、方针、性质和内容。代表性是指展品要体现展出者的高新技术，生产能力及本行业特点。独特性是指展品要有自己的独到之处，与同类产品相比，明显有别。 　　

其次，参展商的现场展示。

现在，很多参展商都采用歌舞表演，有奖问答和视频音频的展示方法。这是因为在静态条件下，并不能说明展品的全部性能，显示全部特征，需要借助其他材料或设备等手段来加以说明，强调及渲染。参展商要注意引导参观者的现场参与，并准备一些小包装样品免费派发。 　　

第三，展台设计。

当前，很多展会还以特装修的比例为主要宣传点。各参展商也越来越重视特装修。但特装并非花钱越多，装修越豪华越好。参展商考虑的应是特装能否充分反映自己的形象，吸引参观者的注意力。
因此，你可以从几个方面衡量装修是否达到目的：
1 、展台设计要与展会整体的贸易气氛相协调；
2 、展台设计是为了衬托展品，不可喧宾夺主；
3 、展台设计需考虑参自身的公众形象，不可过于标新立异；
4 、不要忽略展台的展示、会谈、咨询和休息等基本功能。 　　

第四，工作人员的配备是展览成功的关键。

展台的人员配备可从四个方面加以考虑：
1 、按展览会的性质选派合适类型或相关部门的人员；
2 、根据工作量的大小决定人员数量；
3 、人员的基本素质及个性；
4 、加强专业知识的培训及产品性能的了解 , 包括专业知识、产品性能、演示方法等等。 　　

第五，客户邀请。

前往专业展会的参观者目标都很明确。所以参展者除了被动地等待客户，开展前要有意识地邀请客户。可采取直接登门拜访、刊登广告、现场宣传、派发资料等手段，邀请和吸引客户。 　　

有经验的大公司做这些事情的时候，并非眉毛胡子一把抓，而是制定周详的计划。参考下表，看一看你做到了吗？ 　　

参展计划时间表： 　　
（一） 12 个月前：
1 、从展览的规模、时间、地点、专业程度、目标市场等各方面，综合专家意见，确定全年展览计划；
2 、与展览主办单位或代理公司联系，取得初步资料；
3 、选定场地；（一般而言，首次参加国际大展，较难取得最佳位置）；
4 、了解付款形式，考虑汇率波动，决定财务计划。 　　

（二） 9 个月前：
1 、设计展览结构；
2 、取得展览管理公司的设计批准；
3 、选择并准备参展产品；
4 、与国外潜在客户及目前顾客联络；
5 、制作展览宣传册。 　　

（三） 6 个月前：

1 、以广告或邮件等进行推广活动；
2 、确定旅行计划；
3 、预付展览场地及其他服务所需款项；
4 、复查公司的参展说明书、传单、新闻稿等，并准备必要的翻译；
5 、安排展览期间翻译员；
6 、向服务承包商及展览组织单位定购促销广告。 　　

（四） 3 个月前：
1 、继续追踪产品推广活动；
2 、最后确定参展样品，并准备大量代表本公司产品品质及特色的样品，贴上公司标签；
3 、将展位结构设计做最后的决定；
4 、计划访客回应处理程序；
5 、训练参展员工；
6 、排定展览期间的约谈；
7 、安排展览现场或场外的招待会；
8 、出国展则需购买外汇。 　　

（五）四天前：
1 、将运货文件、展览说明书及传单等额外影印本放入公事包；
2 、搭乘飞机至目的地。 　　

（六）三天前：
1 、抵达，饭店登记；
2 、视查展览厅及场地；
3 、咨询运输商，确定所有运送物品是否安全抵达；
4 、指示运输承包商将物品运送至会场；
5 、联络所有现场服务承包商，确定一般准备就绪；
6 、与展览组织代表联络，告知通讯方法；
7 、访问当地顾客。 　　

（七）两天前：
1 、确定所有物品运送完成；
2 、查看租用的设备及所有用品，了解其功能；
3 、布置展位；
4 、将所有活动节目做最后的决定。 　　

（八）一天前：
1 、将摊位架构、设备及用品做最后的检查；
2 、将促销用品送达直接分配中心；
3 、与公司参展员工、翻译员等进行展览前最后沟通。 　　

（九）展览期间：
1 、尽早到会场；
2 、展览第一天即将新闻稿送到会场的新闻中心；
3 、实地观察后尽早预约明年场地；
4 、详细记录每一个到访客户的情况及要求，不要凭事后记忆；
5 、对于没有把握的产品需求，不要当场允诺，应及时报告总部作出合理答复。一旦应诺，必须按质按期完成；
6 、将每日情况做成简报通知员工；
7 、每天将潜在商机及顾客资料送回公司，以便及时处理及回应。 　　

（十）展览结束：
1 、监督摊位拆除；
2 、处理商机；
3 、寄出感谢卡。